Schriftgröße der Dialoge

In den allgemeinen Einstellungen kann die Schriftgröße der JobRouter-Dialoge auf zwei verschiedene Größen eingestellt werden. Die Einstellung „Klein“ entspricht dabei dem Standard von JobRouter 3.6 und kleiner.

Systemfelder in Archivansichten und Ergebnislisten

In Archivansichten und Ergebnislisten stehen nun auch die JobArchive-Systemfelder „Revision ID“, „Abgelegt von“, „Abgelegt am“, „Geändert von“, „Geändert am“, „Wird gelöscht am“, „Dateiname“ und „Seitenanzahl“ als Ergebnisspalten und Filterfelder zur Auswahl.

Einschränkungen in Archivansichten

In Archivansichten wurden die Arten der Einschränkungen angepasst. Die Umstellung der bisherigen Einschränkungen erfolgt im Rahmen des JobRouter-Patch. Details können der beim Ausführen des Patch erzeugten Log-Datei entnommen werden.

GUID für JobArchive Archive hinzugefügt

JobArchive-Dokumente können auch unter Angabe der GUID des Archivs über die REST-API gefunden werden.

Archivprofile hinzugefügt

Für einzelne Archive können nun beliebig viele Archivprofile definiert werden. Archivprofile regeln die Berechtigungen von Benutzern auf Archive. In einem Archivprofil können die Rechte (Anzeige, Download, Drucken, Indexfelder bearbeiten, Löschen, Annotationen erlauben) und Einschränkungen auf Index- und Systemfelder für ein Archiv festgelegt werden. Jedem Benutzer kann pro Archiv ein Archivprofil zugeordnet werden.

In jeder Archivansicht kann festgelegt werden, ob die Archivprofile des Archivs berücksichtigt werden sollen. Archivansichten ohne Berücksichtigung von Archivprofilen werden allen Mitgliedern der zugewiesenen Benutzerrollen angezeigt. Archivansichten mit Berücksichtigung von Archivprofilen werden nur den Mitgliedern der zugewiesenen Benutzerrollen angezeigt, die zusätzlich einem Archivprofil für das Archiv zugewiesen sind. In diesem Fall greifen für den Benutzer einer Archivansicht die ihm über das Archivprofil erteilten Berechtigungen und Einschränkungen (zusätzlich zu den ggf. direkt bei der Archivansicht definierten Einschränkungen).

Benutzer, die einem Archivprofil mit aktiviertem Recht zum Löschen von Dokumenten zugewiesen sind, haben die Möglichkeit, über Archivansichten sowie die REST-API Dokumente aus dem zugehörigen Archiv zu löschen.

Optional können die Archivprofile auch beim Zugriff auf Dokumente und Ergebnislisten über JobArchive-Dialogelemente, JobArchive-Dialogintegrationen und JobSelect-Spalten vom Typ JobArchive verwendet werden.

Unterstützung mehrerer Vertreter

Ein Benutzer kann nun mehrere Vertreter für die ihm persönlich bzw. als Rollenmitglied zugewiesenen Schritte hinterlegen. Jeder dieser Vertreter hat dann die Möglichkeit die anfallenden Aufgaben in seiner Abwesenheit zu erledigen.

Volltextunterstützung für JobArchive Archive

Es ist möglich für einzelne JobArchive Archive eine Volltextunterstützung zu aktivieren. Die dafür notwendige Indexierung der Dokumente kann zu einem festgelegten Zeitpunkt gestartet werden.

In einzelnen Archivansichten kann für alle Archive mit aktivierter Volltextunterstützung die Volltextsuche aktiviert werden. Im Filter der Archivansicht wird dann ein zusätzliches Eingabefeld „Volltext“ angezeigt, in dem die Benutzer eine Volltextsuche durchführen können.

Unterstützung von Explorer-Integrationen für JobArchive

Für einzelne JobArchive Archive können Explorer-Integrationen definiert werden. Diese Integrationen können über die JobRouter-Benutzeroberfläche gepflegt und über die REST-API ausgelesen werden. Diese Funktionalität ist in JobRouter-Systemen mit lizenziertem JobExplorer-Modul vorhanden.

Export und Import von JobArchive Archiven

Einzelne JobArchive Archive lassen sich nun exportieren und in jedem JobRouter-System mit lizenziertem JobArchive-Modul wieder importieren.

Beim Export eines Archivs wird die Archivdefinition inkl. der Indexfelder und der ggf. für einzelne Indexfelder hinterlegten Listen als ZIP-Datei bereitgestellt.

Beim Import der ZIP-Datei für ein Archiv kann der Archivname sowie der Tabellenname für die Archivtabelle geändert werden. Die Wahl des zu verwendenden Speichers ist beim Import obligatorisch.

Die Flash-Variante von JobViewer wurde entfernt

Die veraltete Flash-Variante von JobViewer wird nicht mehr unterstützt und wurde daher aus JobRouter entfernt.

Prüfung der maximalen Benutzeranzahl aus Lizenz

Die in der JobRouter-Lizenz festgelegte maximale Benutzeranzahl wird nun überprüft.

Benutzern mit Konfigurationsrecht wird bei Erreichen bzw. Überschreitung von 90 Prozent der maximalen Anzahl bei jedem Login ein entsprechender Hinweis angezeigt. Sobald die lizenzierte Anzahl von Benutzern überschritten ist, wird allen Benutzern bei jedem Login eine entsprechende Warnung angezeigt. In der Benutzerübersicht sowie im Admin-Monitor werden ebenfalls entsprechende Meldungen angezeigt.

Ein Anlegen weiterer Benutzer (manuell sowie über den LDAP-Benutzerimport) ist nicht mehr möglich, solange die maximal zulässige Anzahl von Benutzern erreicht bzw. überschritten ist. Um weitere Benutzer anlegen zu können, ist ein Lizenzupgrade notwendig.

Gesperrte Benutzer werden bei der Prüfung der maximalen Benutzeranzahl bis auf weiteres nicht mitgezählt.

Prüfung der maximalen Dokumentenanzahl aus Lizenz

Die in der JobRouter-Lizenz festgelegte maximale Dokumentanzahl wird nun überprüft.

Benutzern mit Konfigurationsrecht wird bei Erreichen bzw. Überschreitung von 90 Prozent der maximalen Anzahl bei jedem Login ein entsprechender Hinweis angezeigt. Der Hinweis erscheint auch im Admin-Monitor.

Ein Archivieren weiterer Dokumente ist nicht mehr möglich, solange die maximal zulässige Anzahl erreicht bzw. überschritten ist. Um weitere Dokumente archivieren zu können, ist ein Lizenzupgrade notwendig.

Neue Menüs für Instanz-Management und Dienste-Konfiguration

Unter Admin Tools / Konfiguration wurden zwei neue Panels für das Instanz-Management und die Dienste-Konfiguration hinzugefügt. Diese Menüs bieten Ihnen eine einfache Möglichkeit zur Verwaltung von JobRouter-Instanzen und zur Konfiguration von Dienste- und Moduleinstellungen.

Recht zum Drucken in Archivansichten

In der Konfiguration der Archivansichten kann das Recht zum Drucken von Dokumenten aus dem Archiv erteilt werden. Das Recht wird im JobViewer berücksichtigt.

Pflichtfelder in JobArchive-Archiven

In der Archivkonfiguration kann jedes Feld als Pflichtfeld markiert werden. Ist ein Indexfeld als Pflichtfeld gekennzeichnet, darf es nicht mit einem leeren Wert gespeichert werden. Diese Eigenschaft kann jederzeit entfernt oder auch wieder hinzugefügt werden.

Ablegen von Dokumenten in einem Archiv

In einem Archiv können Dokumente ohne Verwendung eines Prozesses abgelegt werden, wenn das Recht dazu vergeben wurde. Im Archivprofil bzw. in der Archivansicht gibt es dazu die Option „Dokument ablegen“.

In den allgemeinen Einstellungen der Archivansicht wurde eine neue Option „Ablagedialog“ hinzu-gefügt, über die ein Indexdialog ausgewählt werden kann.

Maximale Sendezeit für E-Mails

In der JobMail-Konfiguration kann eine maximale Sendezeit definiert werden, die angibt, wie lange versucht wird eine durch Netzwerkprobleme fehlgeschlagene E-Mail erneut zu versenden. Ist die Sendezeit überschritten, wird eine Fehlermeldung im JobMail-Protokoll angezeigt. Ebenso ist der Zeitpunkt, an dem der erste Sendeversuch gestartet wurde, sichtbar.

Wiedervorlage persönlich oder an Rolle

Bei der Wiedervorlage eines Schrittes kann ein Benutzer nun entscheiden, ob er den Schritt für sich persönlich oder für die Benutzerrolle des Schrittes zurückstellen will. Die Auswahlmöglichkeit wird im Wiedervorlage-Popup nur dann angezeigt, wenn beim aktuellen Schritt eine Benutzerrolle hinterlegt ist. Anderenfalls erfolgt die Wiedervorlage wie bisher für den aktuellen Benutzer.

OnClick in JobSelect-Übersichten bei Ergebnisspalten „DW WebClient“ und „JobArchive“

In JobSelect-Übersichten kann nun bei Ergebnisspalten vom Typ „DW WebClient“ und „JobArchive“ eine Skriptfunktion hinterlegt werden, die beim Klicken auf die Buttons in der Übersicht ausgeführt wird. Durch den Rückgabewert false kann das Standardverhalten der Buttons unterbunden werden.

Protokollierung von Aktionen auf Schritten und Vorgängen

Die Protokollierung von Aktionen auf Schritten und Vorgängen wurde umfassend erweitert. Hierzu wurde eine Schrittaktionshistorie sowie eine Vorgangsaktionshistorie hinzugefügt. Die Schrittaktionshistorie zu einzelnen Schritten kann aus der Schrittübersicht, die Vorgangsaktionshistorie zu einzelnen Vorgängen aus der Vorgangsübersicht aufgerufen werden.

•Die folgenden administrativen Aktionen auf Schritten in der Schrittübersicht werden nun in der Schrittaktionshistorie protokolliert: Abbrechen, Reaktivieren, Bearbeitungsfrist ändern, Erneut senden

•Das Löschen eines Schrittes wird in der Vorgangsaktionshistorie protokolliert.

•Die folgenden Benutzeraktionen auf Schritten werden nun in der Schrittaktionshistorie protokolliert: Sichern, Reservieren, Freigeben, Priorität, Wiedervorlage

•Die folgenden administrativen Aktionen auf Vorgängen in der Vorgangsübersicht werden nun in der Vorgangsaktionshistorie protokolliert: Bearbeitungsfrist ändern, Import, Export, Synchronisation (JobSync), Reimport aus Archiv (JobShift)

•Das Löschen eines Vorgangs wird im globalen Aktionsprotokoll aufgezeichnet.

•Das Archivieren (JobShift) eines Vorgangs wird in der Vorgangsaktionshistorie des archivierten Vorgangs sowie im globalen Aktionsprotokoll aufgezeichnet.

Anzeige von Archivinformationen in Admin Monitor

Sofern das Modul JobArchive lizenziert ist, zeigt der Admin Monitor Informationen zum Modul an, wie Anzahl der archivierten Dateien und deren belegten Speicher.

Mehrsprachigkeit

Die Option für mehrsprachige Übersetzungen von Texten wird nun nur noch angezeigt, wenn eine entsprechende Lizenz für die Enterprise Edition vorliegt. Eine Ausnahme bilden folgende Menüpunkte, wo auch ohne Enterprise-Lizenz eine mehrsprachige Konfiguration möglich ist:

•DocuWare WebClient-Integrationen im JobRouter Menü

•Benutzerdefinierte Hyperlinks

Zeitgesteuerter Versand von E-Mails

Das Modul JobMail unterstützt nun den zeitgesteuerten Versand von E-Mails. Hierzu wird die Spalte indate der Tabelle JRMAIL herangezogen. In dieser Tabelle werden alle ausgehenden E-Mails bis zu deren Versand durch JobMail gespeichert. Der Versand einer E-Mail wird bis zur Erreichung des in der Spalte indate angegebenen Zeitpunkts verzögert. Enthält die Spalte indate keinen Wert (null), so erfolgt der Versand der E-Mail unmittelbar nach Eintragung in die Tabelle.

Systemanalyse

Um Probleme bei der Verwendung von JobRouter leichter zu identifizieren, wurde in JobRouter 3.7 die Systemanalyse integriert. Diese Funktion unterstützt Administratoren bei der Analyse der Systemkonfiguration, der Log-Dateien und anderen zentralen administrativen Aspekten. Die Inhalte der Analyse können importiert und exportiert werden, so dass auch Analyseergebnisse fremder Systeme eingesehen werden bzw. eigene Ergebnisse an den zuständigen Support weitergeleitet werden können.

Überwachung der Unterordner des Posteingangs von E-Mail-Postfächern

Das Modul JobStart unterstützt nun die Überwachung der Unterordner des Posteingangs von E-Mail-Postfächern. Diese Einstellung ist nur für IMAP-Postfächer verfügbar.