Bitte beachten Sie: Ist bei der Option Volltext-Engine der Eintrag Datenbank ausgewählt, so muss bei Verwendung von Microsoft SQL Server die Komponente zur Volltextsuche durch einen Systemadministrator installiert werden. Eine Anleitung finden Sie in diesem Blog-Post.

Hier können Sie die Volltextunterstützung für ein Archiv aktivieren und festlegen, wann die notwendige Indexierung für die Volltextsuche gestartet werden soll. Darüber hinaus können Sie die zu verwendende Volltext-Engine und OCR-Komponente auswählen. Für große Archive wird die Volltext-Engine "Datenbank" in Kombination mit SQL Server bzw. Oracle empfohlen, allerdings ist zu berücksichtigen, dass die Datenbank-Engine zu einem großen Speicherbedarf auf dem Datenbankserver führen kann (unter Umständen mehrere Gigabyte, je nach Anzahl und Größe der Dokumente, pro 1.000.000 Seiten im Volltext-Index werden etwa 10 GB Speicher benötigt). Die Umstellung eines bestehenden Archivs erfordert eine neue Indexierung aller bisher archivierten Dokumente.

Ist als OCR-Komponente Abbyy ausgewählt, dann können zusätzlich die Sprachen der OCR-Erkennung festgelegt werden, um die Erkennung zu verbessern. Dabei werden maximal vier Sprachen unterstützt. Ist keine Sprache ausgewählt, dann wird die JobRouter-Standardsprache verwendet.

Bitte beachten Sie: Die Auswahl passender Sprachen verbessert die Text-Erkennung, gleichzeitig verlangsamt jede zusätzliche Sprache jedoch den OCR-Vorgang. Zend Lucene ist für die Sprachen, die nicht-lateinische Zeichen verwenden, nicht geeignet.

Volltextunterstützung ist für die folgenden Dateiformate verfügbar: pdf, png, jpg, tiff, xls, xlsx, doc, docx, ppt, pptx, rtf, eml und msg.

Bitte beachten Sie: Bei den E-Mail Dateien (eml und msg) werden nur deren Kopfdaten, Betreff und Text berücksichtigt.
Unterscheidet die Oracle-Installation zwischen Groß- und Kleinschreibung, betrifft dieses auch die Eingabe von Suchbegriffen bei der Volltextsuche.
Da der Oracle Text-Index nicht automatisch synchronisiert wird, muss von einem Datenbank-Administrator ein Task für die regelmäßige Synchronisation dieses Indexes angelegt werden.

In den Einstellungen können Sie definieren, in welchem Zeitintervall die Indexierung der Dokumente des Archivs stattfinden soll. Wählen Sie dazu in der Auswahlliste Typ den Wert Beim Archivieren, Zeitintervall oder Uhrzeit aus.

Wählen Sie Beim Archivieren, um die Indexierung für ein Dokument schnellstmöglich nach dessen Archivierung zu starten.

Wählen Sie Zeitintervall, um die Indexierung täglich in einem definierbaren Intervall auszuführen (z.B. jede Stunde). In diesem Fall können Sie zusätzlich eine Start- und Endzeit angeben. Die Indexierung wird nur innerhalb dieser Zeitspanne ausgeführt.

Alternativ wählen Sie Uhrzeit aus, um die Indexierung zu einer bestimmten Uhrzeit (z.B. täglich um 20 Uhr) durchzuführen.

Wenn Sie die Checkbox Indexierung jetzt starten aktivieren, führen Sie eine Indexierung des Archivs zum aktuellen Zeitpunkt durch.

Im Bereich Status sehen Sie, wie weit die Indexierung vorangeschritten ist und ob Fehler bei der Indexierung aufgetreten sind.