Für die Kommunikation mit DocuWare steht in JobRouter ein eigener Regeltyp zur Verfügung. Über diese Regeln können die folgenden Aktivitäten in DocuWare ausgeführt werden:
•Indexierung
Ein Dokument in DocuWare wird mit neuen Schlagwörtern versehen
•Archivierung Anhang
Ein an den Vorgang angehängtes Dokument wird in DocuWare abgelegt
•Archivierung PDF
Ein JobRouter-Dialog wird als PDF-Dokument in DocuWare abgelegt
•Anhang an Dokument klammern
Ein an den Vorgang angehängtes Dokument wird an ein bestehendes DocuWare-Dokument geklammert
•PDF an Dokument klammern
Ein JobRouter-Dialog wird als PDF-Dokument an ein bestehendes Dokument in DocuWare geklammert
Um eine DocuWare-Regel anzulegen, öffnen Sie im Prozess-Designer die Übersicht der Regeln und klicken Sie auf Neue Regel (s. Handbuch Workflow Design).
Wählen Sie nun den Regel-Typ DocuWare aus.
Sie gelangen nun in die Bearbeitungsmaske der Regel. Diese gleicht vom Aufbau her allen anderen Regeltypen (s. Handbuch Workflow Design). In einer ersten Registerkarte können Sie allgemeine Einstellungen vornehmen und die Bedingung definieren. In der zweiten Registerkarte ist es möglich, die DocuWare-Funktionen zu konfigurieren. Wählen Sie daher bitte die Registerkarte Erweitert aus.
In diesem Dialog können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:
DocuWare-Verbindung
Wählen Sie hier die DocuWare-Verbindung aus, in der die Aktion ausgeführt werden soll. Bei Neuanlage einer Regel wird die Standardverbindung automatisch vorgeschlagen.
Typ
Wählen Sie hier, welche Aktion Sie ausführen möchten. Zur Auswahl stehen Indexierung, Archivierung Anhang, Archivierung PDF, Anhang an Dokument klammern und PDF an Dokument klammern.
Archiv
Wählen Sie hier das Archiv aus, in dem die Aktion ausgeführt werden soll.
Dialog
Wenn Sie die Option Archivierung PDF oder PDF an Dokument klammern auswählen, erscheint zusätzlich eine Auswahlliste, in der Sie den Dialog, der als Grundlage für die PDF-Erstellung dient, definieren können. Dieser Dialog wird anschließend in eine PDF-Datei umgewandelt. Dabei wird der Dialog in eine Tabellenstruktur umgewandelt.
DB-Feld
Wenn Sie die Option Archivierung Anhang oder Anhang an Dokument klammern wählen, wird eine Auswahlliste angezeigt, in der Sie ein Feld vom Typ Anhang aus der Prozesstabelle auswählen können. Das an diesem Feld angehängte Dokument wird beim Ausführen der Regel verwendet.
Suchfilter
Der Suchfilter steht bei den Aktionstypen Indexierung, Anhang an Dokument klammern und PDF an Dokument klammern zur Verfügung.
Sie können hier das Dokument selektieren, welches als Grundlage für die Aktion dient. Dies geschieht über einen Suchfilter, der bis zu 5 Kriterien haben kann. Über diesen Filter muss ein Dokument eindeutig identifiziert werden können.
Wählen Sie dazu in der Spalte Indexfeld das Feld in DocuWare aus, auf welches Sie filtern möchten. Wählen Sie anschließend über den Radiobutton die Quelle des neuen Wertes. Zur Auswahl stehen DB-Feld, um den Wert aus der Prozesstabelle zu lesen, Dialogfeld für einen Wert aus dem Dialog und Wert für einen festen Wert. Wenn Sie den Filter nicht verwenden möchten wählen Sie die Option aus.
Alle Filter werden UND-verknüpft.
Indexierung
Hier können Sie bis zu 20 Indexfelder in DocuWare initial füllen oder neu belegen.
Wählen Sie dazu in der Spalte Indexfeld das Feld in DocuWare aus, welches Sie mit einem neuen Wert versehen möchten. Wählen Sie anschließend über den Radiobutton die Quelle des Vergleichswertes. Zur Auswahl stehen DB-Feld, um den Wert aus der Prozesstabelle zu lesen, Dialogfeld für einen Wert aus dem Dialog und Wert für einen festen Wert. Wenn Sie den Filter nicht verwenden möchten wählen Sie die Option aus.
